La comptabilité est une obligation légale pour beaucoup d’entreprises. Elle représente une charge importante pour une jeune structure. C’est pourquoi de nombreuses entreprises se tournent vers des logiciels comptables gratuits.
La comptabilité est contraignante et chronophage, il est donc important de trouver un bon logiciel comptable. C’est un outil primordial qui doit être agréable et simple à utiliser.
Quels sont alors les points qui différencient les différents logiciels comptables ?
I – Optez pour un logiciel de comptabilité ergonomique
Un logiciel doit être simple et intuitif à utiliser, c’est ce point qui vous donnera envie d’utiliser le logiciel. Faire sa comptabilité est contraignant et un logiciel simple à utiliser vous fera paraître ce moment plus agréable.
Les logiciels avec une documentation à lire avant leur utilisation n’est plus viable. Ils sont maintenant pensés pour être utilisables immédiatement.
Indy est un très bon logiciel comptable avec une offre gratuite. Il permet de comptabiliser rapidement.
II – Vérifiez si le logiciel respecte la législation comptable française
Ce point est très important. Le respect de la législation vous évitera des amendes, des majorations et parfois même des condamnations pénales. Il faut vérifier que le plan comptable est le même que celui de l’ANC (Autorité des Normes Comptables) disponible à ce lien : http://www.anc.gouv.fr/cms/sites/anc/accueil/normes-francaises/reglementation-sectorielle.html
Excel ne suffit donc pas pour faire une comptabilité dite d’engagement. C’est une comptabilité qui consiste en l’enregistrement du produit ou de la charge lors de la facturation ou de la livraison et non lors du paiement.
III – Assurez-vous de la sécurité des données
La protection des données est très importante. Elle évite que vos informations financières soient accessibles à des tiers.
Vous trouverez les informations à ce sujet dans les mentions légales de l’entreprise.
Il est aussi important que la conservation des données soit viable. Si vos données comptables sont altérées cela entraînera de graves conséquences (comme la perte de sa comptabilité). C’est pourquoi, il faut vérifier les premiers temps que vos écritures ne changent pas.
IV – Logiciel en ligne
Ces dernières années de plus en plus de logiciels sont accessibles directement depuis votre navigateur internet (Chrome, Safari, …). Vous n’avez donc plus à effectuer d’installation et la donnée n’est plus enregistrée dans votre ordinateur, mais sur le Cloud.
Cela allège l’utilisation du logiciel et il devient aussi utilisable sur son smartphone de n’importe où.
V – Vraiment gratuit ou période d’essai
Il faut être vigilant sur ce point. Certains logiciels dits gratuits ne proposent qu’une période d’essai, souvent de 1 mois.
D’autres logiciels vous demanderont de payer pour récupérer votre bilan et votre compte de résultats.
Ils ne sont donc pas réellement gratuits.
Voici notre schéma de bilan comptable pour le comprendre et le faire soi-même.
VI – Langue
Un logiciel non français ne respecte pas la législation comptable française et ne fait l’objet d’aucun contrôle.
Préférez un logiciel français même si vous êtes à l’aise en anglais.
VII – Quelles sont les fonctionnalités obligatoires d’un logiciel comptable
Nous avons déjà abordé ce point sur cet article : comment faire sa comptabilité soi-même
Pour rappel, les fonctionnalités obligatoires d’un logiciel comptable sont les suivantes :
- saisir la comptabilité dans les journaux comptables ;
- produire le bilan et le compte de résultats ;
- Exporter un Fichier des Écritures Comptables (FEC). Ce document est très important en cas de contrôle fiscal.
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